Privacyverklaring Offa4U.nl

Versie: 1.0.2
Laatst bijgewerkt: 27 juni 2026

1. Inleiding

Offa4U.nl respecteert uw privacy en verwerkt persoonsgegevens zorgvuldig, veilig en vertrouwelijk. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dit doen, hoe wij uw gegevens beveiligen en welke rechten u heeft.

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle diensten, websites, applicaties en software van Offa4U.nl.

Door gebruik te maken van onze dienstverlening gaat u akkoord met de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring.

2. Verantwoordelijke

Offa4U.nl is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Offa4U.nl

E-mail: support@offa4u.nl

Website: https://offa4u.nl

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw gebruik van onze software verwerken wij onder andere:

Accountgegevens

  • Voornaam
  • Achternaam
  • Bedrijfsnaam
  • Gebruikersnaam
  • Wachtwoord (uitsluitend versleuteld opgeslagen)
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer

Bedrijfsgegevens

  • Handelsnaam
  • KvK-nummer
  • BTW-nummer
  • Vestigingsadres
  • Correspondentieadres
  • Logo
  • Factuurinstellingen

Klantgegevens

Wanneer u onze software gebruikt kunt u persoonsgegevens van uw eigen klanten invoeren, waaronder:

  • Naam
  • Bedrijfsnaam
  • Adres
  • Postcode
  • Plaats
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • KvK-nummer
  • BTW-nummer
  • Factuurhistorie
  • Offertehistorie
  • Notities

Financiële gegevens

  • Facturen
  • Offertes
  • Betalingen
  • Openstaande posten
  • Bankrekeningnummer
  • Betaalstatus
  • BTW-overzichten

Technische gegevens

  • IP-adres
  • Browsertype
  • Besturingssysteem
  • Loginmomenten
  • Apparaatgegevens
  • Sessies
  • Cookies
  • Logbestanden

Ondersteuning

Wanneer u contact met ons opneemt verwerken wij:

  • Correspondentie
  • Supporttickets
  • Chatgesprekken
  • E-mails
  • Bijlagen

4. Doeleinden van de verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

  • het aanmaken van gebruikersaccounts;
  • het aanbieden van onze offerte- en facturatiesoftware;
  • het opstellen, opslaan en verzenden van offertes;
  • het opstellen, opslaan en verzenden van facturen;
  • het beheren van debiteuren;
  • het registreren van betalingen;
  • het leveren van klantenservice;
  • het verbeteren van onze software;
  • het analyseren van prestaties;
  • het voorkomen van fraude;
  • het beveiligen van onze systemen;
  • het voldoen aan fiscale verplichtingen;
  • het verzenden van serviceberichten;
  • het uitvoeren van onderhoud.

5. Rechtsgrond van verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend indien daarvoor een wettelijke grondslag bestaat:

  • uitvoering van een overeenkomst;
  • wettelijke verplichting;
  • gerechtvaardigd belang;
  • toestemming.

6. Verwerking namens onze klanten

Wanneer u persoonsgegevens van uw eigen klanten verwerkt binnen Offa4U.nl, bent u in beginsel de verwerkingsverantwoordelijke en treedt Offa4U.nl op als verwerker in de zin van de AVG.

Indien wettelijk vereist sluiten wij een verwerkersovereenkomst.

7. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk.

GegevensBewaartermijn
Accountgegevenszolang account actief is
Facturenminimaal 7 jaar
Offerteszolang noodzakelijk
Betalingenminimaal 7 jaar
Supportticketsmaximaal 5 jaar
Logbestandenmaximaal 12 maanden
Back-upsmaximaal 90 dagen

Indien wetgeving een langere bewaartermijn voorschrijft, hanteren wij die wettelijke termijn.

8. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen.

Onder andere:

  • SSL/TLS-versleuteling;
  • versleutelde wachtwoorden (hashing);
  • beveiligde datacenters;
  • dagelijkse back-ups;
  • firewallbescherming;
  • malwaredetectie;
  • toegangscontrole op basis van rollen;
  • logging van beveiligingsincidenten;
  • periodieke software-updates;
  • monitoring van verdachte activiteiten;
  • waar mogelijk tweefactorauthenticatie (2FA).

9. Back-ups

Ter bescherming van gegevens worden regelmatig beveiligde back-ups gemaakt.

Back-ups worden uitsluitend gebruikt voor herstel na storingen of calamiteiten.

10. Cookies

Offa4U.nl gebruikt cookies voor:

  • het functioneren van de website;
  • het onthouden van voorkeuren;
  • beveiliging van sessies;
  • statistieken;
  • analyse van gebruik.

Marketingcookies worden alleen geplaatst na toestemming.

11. Derden

Wij verkopen persoonsgegevens nooit.

Persoonsgegevens kunnen uitsluitend worden gedeeld met partijen die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening, zoals:

  • hostingproviders;
  • cloudproviders;
  • betaaldienstverleners;
  • e-mailproviders;
  • boekhoudkoppelingen;
  • IT-dienstverleners;
  • softwareleveranciers;
  • overheidsinstanties indien wettelijk verplicht.

Met deze partijen sluiten wij indien vereist een verwerkersovereenkomst.

12. Internationale doorgifte

Indien persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgen wij voor passende waarborgen overeenkomstig de AVG.

13. API-koppelingen

Offa4U.nl kan koppelingen aanbieden met software van derden.

Wanneer u een koppeling activeert, kunnen gegevens worden uitgewisseld tussen Offa4U.nl en de betreffende externe dienst.

De verwerking van persoonsgegevens door die externe dienst valt onder diens eigen privacybeleid.

14. Betaaldiensten

Indien u gebruik maakt van online betaalmogelijkheden worden noodzakelijke persoonsgegevens gedeeld met de gekozen betaaldienstverlener uitsluitend voor het verwerken van betalingen.

15. Boekhoudkoppelingen

Wanneer u een koppeling maakt met een extern boekhoudpakket worden uitsluitend de gegevens verwerkt die noodzakelijk zijn voor de synchronisatie.

16. E-mailcommunicatie

Wij verwerken uw e-mailadres voor:

  • accountactivatie;
  • wachtwoordherstel;
  • factuurverzending;
  • offerteverzending;
  • notificaties;
  • onderhoudsmeldingen;
  • beveiligingsmeldingen.

17. Logging

Ter bescherming van onze systemen registreren wij onder meer:

  • loginpogingen;
  • IP-adressen;
  • wijzigingen aan accounts;
  • foutmeldingen;
  • beveiligingsincidenten.

Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor beveiligingsdoeleinden.

18. Geautomatiseerde besluitvorming

Offa4U.nl neemt geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die rechtsgevolgen voor betrokkenen hebben.

19. Uw rechten

U heeft onder de AVG recht op:

  • inzage;
  • rectificatie;
  • verwijdering;
  • beperking van verwerking;
  • dataportabiliteit;
  • bezwaar;
  • intrekking van toestemming.

Verzoeken kunnen worden gericht aan:

support@offa4u.nl

Wij reageren in beginsel binnen één maand.

20. Klachten

Indien u een klacht heeft over de verwerking van persoonsgegevens verzoeken wij u eerst contact met ons op te nemen.

Daarnaast kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

21. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen indien wetgeving of onze dienstverlening daarom vraagt.

De meest recente versie wordt altijd gepubliceerd op onze website.

22. Contact

Offa4U.nl

Website: https://offa4u.nl

E-mail: support@offa4u.nl

Aanbeveling

Voor een professioneel SaaS-platform raad ik aan om niet alleen een privacyverklaring te publiceren, maar ook de volgende juridische documenten op te stellen:

  • Algemene voorwaarden (specifiek voor SaaS-abonnementen)
  • Verwerkersovereenkomst (AVG)
  • Cookieverklaring
  • Service Level Agreement (SLA)
  • Acceptable Use Policy (AUP)
  • Data Processing Agreement (Engelse versie)
  • Refund- en annuleringsbeleid
  • Beveiligings- en Responsible Disclosure-beleid

Samen vormen deze documenten een juridisch solide basis voor Offa4U.nl en geven ze klanten duidelijkheid over het gebruik van het platform.

Scroll naar boven