Algemene voorwaarden Offa4U

Versie: 1.0
Datum: 27 juni 2026

Hoofdstuk 1 – Algemene bepalingen

Artikel 1 – Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

Offa4U
de besloten vennootschap dan wel eenmanszaak of andere rechtsvorm handelend onder de naam Offa4U, gevestigd in Nederland, exploitant van het online softwareplatform bereikbaar via Offa4U.nl en aanverwante domeinnamen.

Platform
de door Offa4U ontwikkelde Software-as-a-Service (SaaS)-omgeving waarmee gebruikers onder meer offertes, facturen, klantgegevens en overige administratieve documenten kunnen aanmaken, beheren, verzenden, exporteren en archiveren.

Software
alle door Offa4U ontwikkelde programmatuur, modules, API’s, koppelingen, plug-ins, databases, templates, dashboards, mobiele toepassingen en overige digitale diensten die onderdeel uitmaken van het platform.

Gebruiker
iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die gebruikmaakt van de Software van Offa4U.

Account
de persoonlijke digitale omgeving van de gebruiker waarmee toegang wordt verkregen tot het platform.

Abonnement
de overeenkomst waarbij de gebruiker tegen betaling of kosteloos gebruik maakt van het platform.

Gratis abonnement
het kosteloze abonnement waarbij gebruik kan worden gemaakt van een beperkt aantal functionaliteiten en waarbij advertenties van Offa4U en/of derden kunnen worden weergegeven.

Premium abonnement
het betaalde abonnement waarmee de gebruiker toegang krijgt tot alle op dat moment aangeboden premiumfunctionaliteiten van Offa4U.

Documenten
alle offertes, facturen, creditfacturen, klantgegevens, producten, diensten, afbeeldingen, PDF-bestanden, e-mails, notities, bijlagen, rapportages en overige gegevens die door de gebruiker worden opgeslagen binnen het platform.

Gebruikersgegevens
alle gegevens die door of namens de gebruiker binnen Offa4U worden ingevoerd.

Advertenties
alle commerciële uitingen van Offa4U zelf of van derde partijen die binnen de Software worden weergegeven.

Derden
personen of organisaties die geen onderdeel uitmaken van Offa4U, waaronder leveranciers, advertentiepartners, hostingproviders, betaaldienstverleners, boekhoudsoftware, e-mailproviders en API-leveranciers.

Werkdag
maandag tot en met vrijdag, met uitzondering van erkende Nederlandse feestdagen.

Artikel 2 – Toepasselijkheid

  1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op ieder gebruik van Offa4U.nl, de Software en alle overeenkomsten tussen Offa4U en de gebruiker.

  2. Door een account aan te maken verklaart de gebruiker kennis te hebben genomen van deze algemene voorwaarden en hiermee volledig akkoord te gaan.

  3. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn uitsluitend geldig indien deze uitdrukkelijk en schriftelijk door Offa4U zijn bevestigd.

  4. De toepasselijkheid van algemene voorwaarden van de gebruiker wordt uitdrukkelijk uitgesloten.

  5. Indien enige bepaling uit deze voorwaarden geheel of gedeeltelijk nietig of vernietigbaar blijkt te zijn, blijven de overige bepalingen volledig van kracht.

  6. Offa4U is gerechtigd derden in te schakelen voor de uitvoering van haar dienstverlening.

Artikel 3 – De dienstverlening

  1. Offa4U biedt een online softwareplatform aan voor ondernemers en organisaties.

  2. De dienstverlening kan onder meer bestaan uit:

  • het opstellen van offertes;

  • het aanmaken van facturen;

  • het beheren van klanten;

  • het beheren van producten en diensten;

  • het downloaden van PDF-documenten;

  • het verzenden van offertes;

  • het verzenden van facturen;

  • het verzenden van herinneringen;

  • het exporteren van gegevens;

  • koppelingen met boekhoudsoftware;

  • e-mailfunctionaliteiten;

  • plug-ins;

  • API-koppelingen;

  • dashboards;

  • rapportages;

  • toekomstige uitbreidingen.

  1. Offa4U bepaalt zelfstandig welke functionaliteiten onderdeel uitmaken van het platform.

  2. Aan de inhoud van de software kunnen geen rechten worden ontleend.

  3. Offa4U is geen administratiekantoor, accountant, belastingadviseur, juridisch adviseur of incassobureau.

  4. Offa4U controleert geen documenten op fiscale, juridische of administratieve juistheid.

  5. De gebruiker blijft volledig verantwoordelijk voor:

  • de inhoud van offertes;

  • de inhoud van facturen;

  • toegepaste btw-tarieven;

  • betaaltermijnen;

  • klantgegevens;

  • KvK-gegevens;

  • bankrekeningnummers;

  • belastingverplichtingen;

  • wettelijke administratieplicht;

  • naleving van alle toepasselijke wet- en regelgeving.

Artikel 4 – Totstandkoming van de overeenkomst

  1. De overeenkomst komt tot stand zodra:

  • de gebruiker een account registreert; of

  • een abonnement afsluit; of

  • gebruik maakt van de Software.

  1. Offa4U is gerechtigd een registratie zonder opgaaf van redenen te weigeren.

  2. Offa4U mag aanvullende gegevens verlangen alvorens een account wordt geactiveerd.

  3. Offa4U mag accounts tijdelijk of permanent weigeren indien sprake is van fraude, misbruik, onjuiste gegevens of andere omstandigheden die een risico vormen voor Offa4U of haar gebruikers.

Artikel 5 – Account en beveiliging

  1. Iedere gebruiker is verantwoordelijk voor de geheimhouding van zijn gebruikersnaam en wachtwoord.

  2. De gebruiker is aansprakelijk voor alle handelingen die plaatsvinden via zijn account.

  3. De gebruiker dient onmiddellijk melding te maken indien hij vermoedt dat onbevoegden toegang hebben verkregen.

  4. Offa4U mag een account blokkeren indien de veiligheid van het platform daarom vraagt.

  5. Offa4U kan beveiligingsmaatregelen invoeren zoals:

  • tweefactorauthenticatie;

  • IP-controles;

  • sessiebeveiliging;

  • verificatiecodes;

  • apparaatcontrole.

  1. Indien de gebruiker deze beveiligingsmaatregelen niet gebruikt of bewust uitschakelt, komt eventuele schade volledig voor rekening van de gebruiker.

Artikel 6 – Gebruikers binnen een organisatie

  1. Een organisatie kan meerdere gebruikersaccounts aanmaken.

  2. De hoofdaccounthouder blijft verantwoordelijk voor alle gebruikers binnen de organisatie.

  3. Handelingen van medewerkers, freelancers of ingehuurde derden worden geacht namens de organisatie te zijn verricht.

  4. De organisatie vrijwaart Offa4U voor aanspraken die voortvloeien uit het gebruik van deze accounts.

Hoofdstuk 2 – Abonnementen, prijzen en betalingen

Artikel 7 – Soorten abonnementen

  1. Offa4U biedt verschillende abonnementsvormen aan, waaronder in ieder geval:

    • een Gratis abonnement; en

    • een Premium abonnement.

  2. Offa4U behoudt zich het recht voor om in de toekomst aanvullende abonnementen, modules, uitbreidingen of diensten aan te bieden.

  3. Aan de inhoud, functionaliteiten en prijzen van een abonnement kunnen uitsluitend rechten worden ontleend gedurende de looptijd van het betreffende abonnement, behoudens dwingendrechtelijke bepalingen.

  4. Offa4U is gerechtigd functionaliteiten toe te voegen, te wijzigen, uit te breiden of te verwijderen indien dit noodzakelijk is voor de ontwikkeling, beveiliging, continuïteit of verbetering van de Software.

Artikel 8 – Gratis abonnement

  1. Het Gratis abonnement is bedoeld om gebruikers kennis te laten maken met Offa4U.

  2. Binnen het Gratis abonnement gelden onder meer de volgende beperkingen:

  • maximaal 2 offertes aanmaken;

  • maximaal 2 facturen aanmaken;

  • offertes kunnen niet per e-mail worden verzonden;

  • facturen kunnen niet per e-mail worden verzonden;

  • geen automatische betalingsherinneringen;

  • geen koppelingen met externe boekhoudsoftware;

  • geen geavanceerde plug-ins;

  • uitsluitend toegang tot de basisfunctionaliteiten.

  1. Offa4U kan deze limieten op ieder moment aanpassen.

  2. De gebruiker kan op ieder gewenst moment overstappen naar een Premium abonnement.

  3. Offa4U is niet verplicht het Gratis abonnement onbeperkt aan te blijven bieden.

  4. Offa4U kan een Gratis abonnement zonder opgaaf van redenen beëindigen, wijzigen of omzetten naar een andere abonnementsvorm.

Artikel 9 – Advertenties binnen het Gratis abonnement

  1. Door gebruik te maken van het Gratis abonnement stemt de gebruiker ermee in dat advertenties worden weergegeven.

  2. Deze advertenties kunnen afkomstig zijn van:

  • Offa4U;

  • gelieerde ondernemingen;

  • zorgvuldig geselecteerde advertentiepartners;

  • overige derde partijen.

  1. Advertenties kunnen zichtbaar zijn binnen de Software, dashboards, PDF-documenten, e-mails of andere onderdelen van het platform, tenzij Offa4U anders bepaalt.

  2. Offa4U bepaalt zelfstandig welke advertenties worden weergegeven.

  3. De gebruiker kan geen aanspraak maken op verwijdering van advertenties binnen het Gratis abonnement.

  4. Offa4U is niet verantwoordelijk voor de inhoud, juistheid of beschikbaarheid van advertenties of websites van derden.

  5. Eventuele overeenkomsten tussen de gebruiker en een adverteerder komen uitsluitend tot stand tussen die partijen. Offa4U is daarbij geen partij.

Artikel 10 – Premium abonnement

  1. Het Premium abonnement geeft toegang tot alle functionaliteiten die op het moment van afsluiten onderdeel uitmaken van het Premium abonnement.

  2. Hieronder kunnen onder meer vallen:

  • onbeperkt offertes opstellen;

  • onbeperkt facturen aanmaken;

  • offertes verzenden;

  • facturen verzenden;

  • PDF-downloads;

  • automatische herinneringen;

  • klantbeheer;

  • productbeheer;

  • boekhoudkoppelingen;

  • exportmogelijkheden;

  • rapportages;

  • toekomstige standaardfunctionaliteiten.

  1. Nieuwe standaardfunctionaliteiten en plug-ins worden, zolang Offa4U niet anders bepaalt, zonder aanvullende kosten beschikbaar gesteld aan Premium-gebruikers.

  2. Offa4U behoudt zich nadrukkelijk het recht voor om in de toekomst:

  • nieuwe betaalde modules;

  • premium uitbreidingen;

  • afzonderlijk geprijsde plug-ins;

  • aanvullende diensten;

te introduceren waarvoor aanvullende voorwaarden of tarieven gelden.

  1. Aan toekomstige uitbreidingen kunnen derhalve geen blijvende rechten worden ontleend.

Artikel 11 – Gratis proefmaand Premium abonnement

  1. Iedere nieuwe gebruiker die voor de eerste maal een Premium abonnement afsluit, ontvangt één (1) gratis proefmaand.

  2. De gratis proefmaand wordt uitsluitend éénmalig per gebruiker, onderneming of KvK-inschrijving verstrekt.

  3. Offa4U is gerechtigd controles uit te voeren om misbruik van de gratis proefperiode te voorkomen.

  4. Indien blijkt dat meerdere accounts zijn aangemaakt met als doel meerdere gratis proefmaanden te verkrijgen, mag Offa4U deze accounts zonder voorafgaande kennisgeving blokkeren of beëindigen.

  5. Na afloop van de gratis proefmaand wordt het Premium abonnement automatisch voortgezet overeenkomstig de bepalingen van deze algemene voorwaarden, tenzij de gebruiker het abonnement vóór het einde van de proefperiode opzegt.

Artikel 12 – Looptijd van het Premium abonnement

  1. Het Premium abonnement wordt aangegaan voor een initiële periode van twaalf (12) maanden.
  2. Na afloop van deze periode wordt het abonnement stilzwijgend verlengd met telkens een nieuwe periode van twaalf (12) maanden, tenzij de gebruiker het abonnement tijdig heeft opgezegd overeenkomstig deze algemene voorwaarden.
  3. Door het afsluiten van het Premium abonnement stemt de gebruiker uitdrukkelijk in met deze automatische verlenging.
  4. Opzegging dient uiterlijk te zijn ontvangen vóór het moment waarop de verlengingsfactuur wordt verzonden of de betaling voor de nieuwe abonnementsperiode wordt aangeboden. Indien de gebruiker na dit moment opzegt, wordt de opzegging verwerkt tegen het einde van de daaropvolgende abonnementsperiode.
  5. Na automatische verlenging blijft de gebruiker de volledige abonnementsvergoeding voor de nieuwe abonnementsperiode verschuldigd.

Artikel 13 – Facturering en automatische incasso

  1. Het Premium abonnement wordt jaarlijks vooruit gefactureerd.
  2. Offa4U verzendt de factuur of het betaalverzoek één (1) maand vóór het einde van de lopende abonnementsperiodeten behoeve van de daaropvolgende abonnementsperiode.
  3. Betaling kan plaatsvinden via één van de door Offa4U aangeboden betaalmethoden, waaronder maar niet beperkt tot:
    • automatische incasso;
    • iDEAL;
    • Wero;
    • digitale betaallink;
    • bankoverschrijving;
    • of andere door Offa4U geaccepteerde betaalmethoden.
  4. Indien gebruik wordt gemaakt van een digitale betaallink, dient de betaling uiterlijk op de op de factuur of het betaalverzoek vermelde vervaldatum te zijn voldaan.
  5. De gebruiker is verantwoordelijk voor het tijdig voldoen van de abonnementsvergoeding, ongeacht de gekozen betaalmethode.
  6. Indien een automatische incasso wordt geweigerd, een betaalverzoek niet tijdig wordt voldaan of een betaling om welke reden dan ook uitblijft, is Offa4U gerechtigd:
    • de toegang tot het platform geheel of gedeeltelijk op te schorten;
    • bepaalde functionaliteiten tijdelijk uit te schakelen;
    • wettelijke rente en buitengerechtelijke incassokosten in rekening te brengen;
    • het account te blokkeren of te beëindigen.

Artikel 14 – Prijswijzigingen

  1. Offa4U is gerechtigd haar tarieven jaarlijks aan te passen.

  2. Daarnaast kan Offa4U tarieven wijzigen indien sprake is van:

  • inflatie;

  • gewijzigde wet- of regelgeving;

  • stijgende kosten van hosting of software;

  • uitbreiding van functionaliteiten;

  • wijzigingen in belastingen of heffingen.

  1. Tariefswijzigingen worden uiterlijk dertig (30) dagen vóór ingang bekendgemaakt.

  2. Indien een gebruiker niet akkoord gaat met een tariefswijziging, kan hij het abonnement beëindigen tegen het einde van de lopende abonnementsperiode.

Artikel 15 – Geen herroepingsrecht

  1. Offa4U levert digitale diensten die direct na activering beschikbaar worden gesteld.

  2. Door het afsluiten van een Premium abonnement geeft de gebruiker uitdrukkelijk toestemming om de dienstverlening onmiddellijk te laten aanvangen.

  3. Voor zover wettelijk toegestaan doet de gebruiker afstand van zijn eventuele herroepingsrecht.

Artikel 16 – Geen restitutie

  1.  
  2. Abonnementsgelden worden vooraf in rekening gebracht voor de volledige abonnementsperiode.
  3. De gebruiker heeft geen recht op gehele of gedeeltelijke restitutie van reeds betaalde abonnementsgelden indien:
    • het abonnement tussentijds wordt beëindigd;
    • het account wordt verwijderd;
    • de gebruiker geen gebruik meer maakt van de Software;
    • het account wegens overtreding van deze algemene voorwaarden wordt beëindigd;
    • de gebruiker overstapt naar een ander abonnement.
  4. Door het aanmaken van een account en het accepteren van deze algemene voorwaarden verklaart de gebruiker uitdrukkelijk kennis te hebben genomen van het feit dat abonnementsgelden niet worden terugbetaald.
  5. De betalingsverplichting blijft bestaan gedurende de volledige overeengekomen abonnementsperiode.
  6. Het niet of beperkt gebruiken van de Software ontslaat de gebruiker niet van zijn betalingsverplichting.
  7. Voor zover wettelijk toegestaan is iedere vorm van restitutie, verrekening, creditering of compensatie uitgesloten.

Artikel 17 – Upgrades en downgrades

  1. Een gebruiker kan een Gratis abonnement op ieder moment upgraden naar een Premium abonnement.

  2. Een Premium abonnement kan uitsluitend worden beëindigd tegen het einde van de lopende abonnementsperiode.

  3. Na beëindiging kan de gebruiker gebruikmaken van een Gratis abonnement, voor zover Offa4U deze abonnementsvorm op dat moment aanbiedt.

  4. Functionaliteiten die uitsluitend onderdeel uitmaken van het Premium abonnement vervallen na afloop van de betaalde abonnementsperiode.

  5. Offa4U is niet verplicht Premium-functionaliteiten beschikbaar te houden nadat het abonnement is beëindigd.

VERWERKERSOVEREENKOMST OFFA4U.NL

Versie: 1.0
Laatst bijgewerkt: 27 juni 2026

1. Partijen

Deze Verwerkersovereenkomst maakt integraal onderdeel uit van de overeenkomst tussen:

Offa4U, gevestigd in Nederland, handelend onder de naam Offa4U.nl, hierna te noemen: “Verwerker”,

en

de natuurlijke persoon of rechtspersoon die gebruik maakt van de diensten van Offa4U, hierna te noemen: “Verwerkingsverantwoordelijke”.

Door het aanmaken van een account of het afnemen van een abonnement verklaart de Verwerkingsverantwoordelijke zich akkoord met deze Verwerkersovereenkomst.

2. Doel van deze overeenkomst

  1. Deze Verwerkersovereenkomst is opgesteld overeenkomstig artikel 28 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

  2. De overeenkomst regelt de verwerking van persoonsgegevens die plaatsvinden in het kader van het gebruik van het Offa4U-platform.

  3. Deze overeenkomst is uitsluitend van toepassing voor zover Offa4U persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van de Verwerkingsverantwoordelijke.

  4. Indien Offa4U persoonsgegevens verwerkt voor eigen doeleinden, zoals het beheren van klantaccounts, facturatie, klantenservice, beveiliging of het voldoen aan wettelijke verplichtingen, treedt Offa4U voor die verwerkingen op als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke.

3. Rollen van partijen

3.1 Verwerkingsverantwoordelijke

De gebruiker van Offa4U bepaalt:

  • welke persoonsgegevens worden ingevoerd;

  • van welke personen gegevens worden verwerkt;

  • voor welke doeleinden persoonsgegevens worden verwerkt;

  • hoe lang gegevens moeten worden bewaard.

De gebruiker is en blijft daarvoor volledig verantwoordelijk.

3.2 Verwerker

Offa4U verwerkt persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van de uitvoering van de overeenkomst en overeenkomstig de instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke, tenzij een wettelijke verplichting anders voorschrijft.

4. Omschrijving van de verwerking

Offa4U verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor het beschikbaar stellen van het platform en de daarbij behorende functionaliteiten, waaronder onder meer:

  • het aanmaken van offertes;

  • het aanmaken van facturen;

  • het beheren van klantgegevens;

  • het beheren van leveranciers;

  • het opslaan van administratieve gegevens;

  • het genereren van PDF-documenten;

  • het verzenden van offertes;

  • het verzenden van facturen;

  • het verzenden van betalingsherinneringen;

  • het aanbieden van koppelingen met boekhoudsoftware;

  • het leveren van support;

  • het beveiligen van de Software;

  • het maken van technische back-ups;

  • het herstellen van gegevens indien technisch mogelijk;

  • het onderhouden van de Software.

5. Categorieën betrokkenen

Afhankelijk van het gebruik van het platform kunnen persoonsgegevens worden verwerkt van onder meer:

  • klanten;

  • potentiële klanten;

  • leveranciers;

  • medewerkers;

  • contactpersonen;

  • opdrachtgevers;

  • debiteuren;

  • crediteuren;

  • zakelijke relaties.

6. Categorieën persoonsgegevens

Afhankelijk van het gebruik van Offa4U kunnen onder meer de volgende persoonsgegevens worden verwerkt:

Identificatiegegevens

  • voor- en achternaam;

  • geslacht (indien ingevoerd);

  • bedrijfsnaam;

  • functie;

  • KvK-nummer;

  • btw-identificatienummer;

  • klantnummer.

Contactgegevens

  • adres;

  • postcode;

  • woonplaats;

  • land;

  • telefoonnummer;

  • mobiel nummer;

  • e-mailadres;

  • website.

Financiële gegevens

  • bankrekeningnummer (IBAN);

  • betaalstatus;

  • factuurgegevens;

  • betaalreferenties;

  • betalingskenmerken.

Administratieve gegevens

  • offertes;

  • facturen;

  • creditfacturen;

  • ordernummers;

  • producten;

  • diensten;

  • prijsafspraken;

  • opmerkingen;

  • interne notities;

  • bijlagen.

Technische gegevens

  • IP-adres;

  • browserinformatie;

  • apparaatgegevens;

  • logbestanden;

  • datum en tijd van inloggen;

  • gebruikers-ID;

  • sessiegegevens.

Offa4U verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens, tenzij deze door de Verwerkingsverantwoordelijke zelf binnen het platform worden ingevoerd. Het invoeren van dergelijke gegevens wordt afgeraden, tenzij daarvoor een duidelijke wettelijke grondslag bestaat.

7. Doeleinden van de verwerking

Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor:

  • het uitvoeren van de overeenkomst;

  • het beschikbaar stellen van de Software;

  • het verwerken van opdrachten van de gebruiker;

  • het verzenden van documenten;

  • het onderhouden van koppelingen;

  • het uitvoeren van beveiligingsmaatregelen;

  • het herstellen van storingen;

  • het verbeteren van de stabiliteit en prestaties van het platform;

  • het leveren van ondersteuning aan de gebruiker.

Offa4U verwerkt persoonsgegevens niet voor commerciële doeleinden van derden en verkoopt geen persoonsgegevens.

8. Verwerking uitsluitend op instructie

  1. Offa4U verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op basis van de schriftelijke of elektronische instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke, tenzij een wettelijke verplichting anders voorschrijft.

  2. Indien Offa4U op grond van een wettelijke verplichting persoonsgegevens moet verstrekken aan een bevoegde autoriteit, zal Offa4U de Verwerkingsverantwoordelijke hiervan vooraf informeren, tenzij dit wettelijk verboden is.

  3. Indien Offa4U van mening is dat een instructie in strijd is met de AVG of andere toepasselijke privacywetgeving, zal zij de Verwerkingsverantwoordelijke hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte stellen.

9. Geheimhouding

  1. Offa4U behandelt alle persoonsgegevens strikt vertrouwelijk.

  2. Medewerkers en ingeschakelde derden hebben uitsluitend toegang tot persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden.

  3. Alle personen die onder verantwoordelijkheid van Offa4U persoonsgegevens verwerken zijn gebonden aan een contractuele of wettelijke geheimhoudingsplicht.

  4. Deze geheimhoudingsplicht blijft ook na beëindiging van de overeenkomst van kracht.

VERWERKERSOVEREENKOMST OFFA4U.NL

Versie: 1.0
Laatst bijgewerkt: 27 juni 2026

10. Beveiliging van persoonsgegevens

  1. Offa4U treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking.

  2. Deze maatregelen zijn afgestemd op de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, de aard van de gegevens en de verwerkingsrisico’s.

  3. De maatregelen omvatten onder meer:

  • encryptie van gegevens in transit (TLS/HTTPS);

  • encryptie van opgeslagen gegevens waar redelijkerwijs mogelijk;

  • wachtwoordhashing volgens gangbare beveiligingsstandaarden;

  • toegangscontrole op basis van gebruikersrechten;

  • logging en monitoring van systeemtoegang;

  • firewalls en netwerkbeveiliging;

  • regelmatige software-updates en patchbeheer;

  • back-up- en herstelprocedures;

  • bescherming tegen ongeautoriseerde toegang en DDoS-aanvallen;

  • beveiligde datacenters en hostinginfrastructuur.

  1. De Verwerkingsverantwoordelijke erkent dat geen enkel systeem 100% veiligheid kan garanderen.

11. Datalekken

  1. Indien Offa4U een inbreuk in verband met persoonsgegevens (datalek) constateert, zal zij dit zonder onredelijke vertraging melden aan de Verwerkingsverantwoordelijke.

  2. De melding bevat, voor zover bekend:

  • aard van de inbreuk;

  • categorieën en aantallen betrokkenen;

  • categorieën persoonsgegevens;

  • waarschijnlijke gevolgen;

  • getroffen of voorgestelde maatregelen.

  1. Offa4U zal redelijke ondersteuning bieden bij eventuele meldingen aan de Autoriteit Persoonsgegevens of betrokkenen, indien dit wettelijk vereist is.

  2. De Verwerkingsverantwoordelijke blijft verantwoordelijk voor eventuele meldplichten richting toezichthouders en betrokkenen.

12. Subverwerkers

  1. Offa4U mag gebruikmaken van subverwerkers voor de uitvoering van haar diensten.

  2. Subverwerkers kunnen onder meer zijn:

  • hosting- en cloudproviders;

  • datacenters;

  • e-maildiensten en SMTP-providers;

  • betaalproviders (zoals iDEAL/Wero-verwerkers);

  • boekhoudsoftwarekoppelingen;

  • analytics- en monitoringdiensten;

  • CDN- en beveiligingsdiensten;

  • support- en ticketingsystemen.

  1. Offa4U blijft volledig verantwoordelijk voor de naleving van deze verwerkersovereenkomst door haar subverwerkers.

  2. Offa4U zal uitsluitend subverwerkers inschakelen die voldoende garanties bieden voor passende beveiligingsmaatregelen.

  3. Offa4U mag nieuwe subverwerkers toevoegen. Waar mogelijk wordt de gebruiker hierover vooraf geïnformeerd.

  4. Indien de gebruiker bezwaar heeft tegen een nieuwe subverwerker, kan hij het gebruik van de dienst beëindigen overeenkomstig de algemene voorwaarden.

13. Doorgifte buiten de EER

  1. Uitgangspunt is dat persoonsgegevens worden verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (EER).

  2. Indien persoonsgegevens worden doorgegeven naar landen buiten de EER, gebeurt dit uitsluitend indien:

  • er een adequaatheidsbesluit bestaat; of

  • passende waarborgen zijn getroffen, zoals de Standard Contractual Clauses (SCC’s); of

  • een andere wettelijke grondslag dit toestaat.

  1. Offa4U zal redelijke maatregelen nemen om een passend beschermingsniveau te waarborgen.

14. Bewaartermijnen en verwijdering

  1. Offa4U bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst.

  2. Na beëindiging van het account geldt:

  • de gebruiker kan gegevens exporteren gedurende een redelijke termijn (standaard 30 dagen);

  • daarna worden gegevens in beginsel definitief verwijderd;

  • back-ups worden automatisch overschreven binnen een reguliere retentieperiode.

  1. Offa4U kan bepaalde gegevens langer bewaren indien dit wettelijk verplicht is.

15. Rechten van betrokkenen

  1. Offa4U zal, voor zover technisch mogelijk en redelijk, de Verwerkingsverantwoordelijke ondersteunen bij het voldoen aan verzoeken van betrokkenen, zoals:

  • inzage;

  • rectificatie;

  • verwijdering;

  • beperking van verwerking;

  • dataportabiliteit;

  • bezwaar tegen verwerking.

  1. Offa4U zal deze verzoeken niet zelfstandig uitvoeren zonder instructie van de Verwerkingsverantwoordelijke, tenzij wettelijk verplicht.

16. Audits en controles

  1. De Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht om naleving van deze overeenkomst te laten controleren.

  2. Een audit mag slechts worden uitgevoerd:

  • na voorafgaande schriftelijke aankondiging;

  • indien er een concreet en zwaarwegend vermoeden van niet-naleving bestaat;

  • maximaal één keer per jaar, tenzij zwaarwegende redenen anders vereisen.

  1. Offa4U mag redelijke kosten in rekening brengen voor medewerking aan audits.

  2. Audits mogen de bedrijfsvoering van Offa4U niet onredelijk verstoren.

  3. Indien beschikbaar kan Offa4U in plaats van een audit ook beveiligingsrapportages (zoals ISO- of SOC-verklaringen) verstrekken.

17. Aansprakelijkheid

  1. De aansprakelijkheid van Offa4U is beperkt zoals opgenomen in de Algemene Voorwaarden van Offa4U.

  2. Offa4U is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade als gevolg van aantoonbare tekortkomingen in de nakoming van deze verwerkersovereenkomst.

  3. Offa4U is niet aansprakelijk voor:

  • indirecte schade;

  • gevolgschade;

  • dataverlies door foutief gebruik door de Verwerkingsverantwoordelijke;

  • schade door onjuiste of onvolledige invoer van gegevens;

  • schade door gebruik van het platform in strijd met deze overeenkomst.

18. Duur en beëindiging

  1. Deze verwerkersovereenkomst blijft van kracht zolang de gebruiker gebruik maakt van Offa4U.

  2. Na beëindiging van de overeenkomst blijven bepalingen die naar hun aard bestemd zijn om voort te duren van kracht, waaronder:

  • geheimhouding;

  • aansprakelijkheid;

  • gegevensverwijdering;

  • bewaartermijnen.

19. Eigendom van gegevens

  1. Alle door de Verwerkingsverantwoordelijke ingevoerde gegevens blijven eigendom van de Verwerkingsverantwoordelijke of diens klanten.

  2. Offa4U verkrijgt uitsluitend een gebruiksrecht voor zover noodzakelijk om de dienstverlening uit te voeren.

  3. Offa4U zal geen gegevens verkopen aan derden.

  4. Offa4U zal persoonsgegevens niet gebruiken voor profilering buiten de context van de dienstverlening.

20. Slotbepalingen

  1. Indien enige bepaling uit deze overeenkomst nietig of vernietigbaar blijkt, blijven de overige bepalingen volledig van kracht.

  2. Partijen zullen in dat geval in overleg treden om de nietige bepaling te vervangen door een bepaling die de strekking zo dicht mogelijk benadert.

  3. Op deze verwerkersovereenkomst is Nederlands recht van toepassing.

  4. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland.

BIJLAGE A

Technische en Organisatorische Maatregelen (TOM’s)

Behorende bij de Verwerkersovereenkomst van Offa4U.nl

1. Doel

Deze bijlage beschrijft de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen die Offa4U heeft getroffen om persoonsgegevens te beschermen overeenkomstig artikel 32 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

De beschreven maatregelen worden periodiek geëvalueerd en waar nodig aangepast aan de stand van de techniek, de aard van de dienstverlening en de risico’s voor betrokkenen.

2. Organisatorische maatregelen

Offa4U treft onder meer de volgende organisatorische maatregelen:

  • medewerkers hebben uitsluitend toegang tot persoonsgegevens indien dit noodzakelijk is voor hun werkzaamheden;

  • medewerkers zijn contractueel gebonden aan geheimhouding;

  • toegangsrechten worden periodiek gecontroleerd;

  • gebruikersrechten worden ingetrokken zodra deze niet langer noodzakelijk zijn;

  • beveiligingsincidenten worden geregistreerd en geëvalueerd;

  • beveiligingsprocedures worden periodiek beoordeeld;

  • software-updates worden gecontroleerd voordat deze worden uitgerold;

  • wijzigingen aan kritieke systemen worden zoveel mogelijk getest voordat deze in productie worden genomen.

3. Toegangsbeveiliging

Offa4U past onder meer de volgende maatregelen toe:

  • unieke gebruikersaccounts;

  • sterke wachtwoordvereisten;

  • versleutelde opslag van wachtwoorden (hashing);

  • sessiebeveiliging;

  • automatische uitlogfunctionaliteit waar passend;

  • beperking van mislukte inlogpogingen;

  • bescherming tegen brute-force-aanvallen;

  • IP-monitoring bij verdachte activiteiten;

  • mogelijkheid tot tweefactorauthenticatie (2FA) indien beschikbaar.

4. Netwerkbeveiliging

De infrastructuur wordt onder meer beschermd door:

  • HTTPS/TLS-versleuteling;

  • beveiligde API-verbindingen;

  • firewalls;

  • netwerksegmentatie waar passend;

  • DDoS-bescherming;

  • beveiligde DNS-configuratie;

  • monitoring van netwerkverkeer.

5. Applicatiebeveiliging

Offa4U ontwikkelt de software volgens gangbare beveiligingsrichtlijnen.

Hieronder vallen onder meer:

  • invoervalidatie;

  • bescherming tegen SQL-injecties;

  • bescherming tegen Cross Site Scripting (XSS);

  • bescherming tegen Cross Site Request Forgery (CSRF);

  • bescherming tegen Remote Code Execution;

  • bescherming tegen Session Hijacking;

  • bescherming tegen Clickjacking;

  • rate limiting;

  • beveiligde authenticatie;

  • beveiligde sessiebeheer.

6. Encryptie

Voor zover redelijkerwijs mogelijk worden gegevens beschermd door:

  • TLS-encryptie tijdens transport;

  • encryptie van back-ups waar mogelijk;

  • encryptie van gevoelige gegevens indien technisch haalbaar.

7. Logging

Offa4U registreert onder meer:

  • inlogpogingen;

  • wijzigingen aan accounts;

  • beveiligingsincidenten;

  • systeemfouten;

  • API-verzoeken;

  • beheeractiviteiten.

Logbestanden worden uitsluitend gebruikt voor:

  • beveiliging;

  • foutanalyse;

  • ondersteuning;

  • wettelijke verplichtingen.

8. Monitoring

De systemen worden bewaakt op onder meer:

  • ongeautoriseerde toegang;

  • misbruik;

  • overbelasting;

  • storingen;

  • beveiligingsincidenten.

9. Back-ups

Offa4U maakt periodiek technische back-ups.

Deze back-ups zijn uitsluitend bedoeld voor:

  • calamiteitenherstel;

  • systeemherstel;

  • continuïteit van de dienstverlening.

Back-ups vormen nadrukkelijk geen persoonlijke archiefdienst voor gebruikers.

Gebruikers blijven zelf verantwoordelijk voor het lokaal opslaan van hun administratie.

10. Beschikbaarheid

Offa4U streeft naar een zo hoog mogelijke beschikbaarheid van de Software.

Onderhoud, updates of storingen kunnen tijdelijke onderbrekingen veroorzaken.

Offa4U garandeert geen ononderbroken beschikbaarheid.

11. Fysieke beveiliging

Voor zover gebruik wordt gemaakt van externe datacenters wordt uitsluitend samengewerkt met professionele aanbieders die passende fysieke beveiligingsmaatregelen toepassen.

12. Incidentmanagement

Beveiligingsincidenten worden geregistreerd.

Indien noodzakelijk worden passende corrigerende maatregelen genomen.

Waar wettelijk vereist worden datalekken gemeld overeenkomstig de AVG.

13. Continuïteit

Offa4U neemt redelijke maatregelen om de continuïteit van haar dienstverlening te waarborgen, waaronder:

  • redundante systemen waar mogelijk;

  • periodieke back-ups;

  • monitoring;

  • beveiligingsupdates;

  • herstelprocedures.

14. Evaluatie

Deze maatregelen worden periodiek geëvalueerd en waar nodig aangepast aan:

  • nieuwe dreigingen;

  • gewijzigde wetgeving;

  • technologische ontwikkelingen;

  • wijzigingen binnen Offa4U.

BIJLAGE B

Subverwerkerslijst

Behorende bij de Verwerkersovereenkomst van Offa4U.nl

1. Algemeen

Offa4U kan gebruikmaken van derden (subverwerkers) voor de uitvoering van haar dienstverlening.

Offa4U blijft verantwoordelijk voor de naleving van de Verwerkersovereenkomst door deze subverwerkers.

Offa4U sluit, waar wettelijk vereist, een verwerkersovereenkomst met deze partijen.

2. Mogelijke categorieën subverwerkers

Afhankelijk van de gebruikte functionaliteiten kan Offa4U gebruikmaken van leveranciers voor onder meer:

Hosting

  • webhosting;

  • cloudservers;

  • databases;

  • storage;

  • back-updiensten.

E-maildiensten

Voor het verzenden van:

  • offertes;

  • facturen;

  • herinneringen;

  • notificaties;

  • accountberichten.

Betaaldiensten

Voor het verwerken van abonnementen via onder meer:

  • iDEAL;

  • Wero;

  • automatische incasso;

  • bankoverschrijvingen;

  • andere betaalmethoden.

Boekhoudkoppelingen

Voor koppelingen met externe boekhoudsoftware.

Offa4U is niet verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens door deze externe softwareleveranciers.

Monitoring

Voor:

  • foutmeldingen;

  • performance-monitoring;

  • uptimebewaking;

  • beveiligingsmonitoring.

CDN- en beveiligingsdiensten

Voor:

  • caching;

  • DDoS-bescherming;

  • webapplicatiebeveiliging;

  • contentdistributie.

Support

Voor ondersteuning van gebruikers.

Supportmedewerkers krijgen uitsluitend toegang indien dit noodzakelijk is.

Analytics

Voor het verbeteren van:

  • prestaties;

  • stabiliteit;

  • gebruiksvriendelijkheid.

Waar mogelijk worden gegevens gepseudonimiseerd of geanonimiseerd.

3. Wijzigingen

Offa4U behoudt zich het recht voor deze lijst aan te vullen of te wijzigen.

Een actuele versie wordt beschikbaar gesteld via de website of het gebruikersportaal.

4. Internationale doorgifte

Indien een subverwerker persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, gebeurt dit uitsluitend overeenkomstig de AVG.

5. Verantwoordelijkheid

Offa4U selecteert uitsluitend subverwerkers die passende beveiligingsmaatregelen treffen en voldoende waarborgen bieden voor de bescherming van persoonsgegevens.

Scroll naar boven